Forretningsorden for bestyrelsen
Behandlet og godkendt på bestyrelsesmødet den 24.oktober 2018
Aller Friskole
Forretningsorden
1. Indkaldelse af generalforsamling.
Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være skriftligt indgivet til bestyrelsen senest den 1. februar, og de skal bekendtgøres for skolekredsen og forældrekredsen ved indkaldelsen til generalforsamlingen. Forslag, der vedrører bestyrelsens overordnede ledelse, kan kun resultere i beslutninger på baggrund af en indstilling fra bestyrelsen.
På bestyrelsesmøde i februar eller marts skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idet følgende punkter behandles:
1. Forslag til dirigent. Forberedelse af dirigentemnet (fx regnskab)
2. Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedure. Bestyrelsen foreligger sine ønsker herom til dirigenten. Evt. forslag til nye bestyrelsesmedlemmer.
3. Generalforsamlingstraktement og andre praktiske aftaler.
4. Godkendelse af dagsorden, aftaler om udsendelse mv. i henhold til vedtægt.
5. Godkendelse af årsregnskab til forelæggelse på generalforsamlingen.
2. Afholdelse af generalforsamling
Formanden udarbejder beretning. Udkast gennemgås med skoleleder og den øvrige bestyrelse.
Kassereren forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med regnskabsudvalget og gennemgås efterfølgende med formanden og den øvrige bestyrelse.
Skolelederen sørger for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter, overheadprojektor m.v. til generalforsamlingen. Særlige ønsker aftales senest dagen før.
Dirigenten leder generalforsamlingen.
3. Konstituerende bestyrelsesmøde
Konstituerende bestyrelsesmøde foregår umiddelbar efter generalforsamlingen.
De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer har pligt til umiddelbart efter generalforsamlingen at søge oplysninger på skolens hjemmeside vedrørende vedtægter, forretningsorden, friskolelov (www.friskoler.dk) og i øvrigt, hvad formanden skønner nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet. Budget og seneste årsregnskab fås hos den hidtidige kasserer.
Hvis et medlem ønsker det, sker konstitueringen skriftligt. Først opstilling – dernæst valg. Rækkefølgen for valg er følgende: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og eventuelle udvalgsposter.
Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøderne. Ved det konstituerende bestyrelsesmøde træffes beslutning herom for perioden indtil næste generalforsamling.
Mødeplan for bestyrelsen frem til og med næste konstituerende bestyrelsesmøde udarbejdes ved 1. bestyrelsesmøde. Der skal afholdes mindst 10 møder mellem de ordinære generalforsamlinger.
4. Årets bestyrelsesmøder
Dagsorden udarbejdes af sekretæren efter input fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Dagsorden udsendes sammen med eventuelt bilagsmateriale til bestyrelsesmedlemmerne senest 3 hverdage før mødet.
Ved formandens fravær træder næstformanden i formandens sted (jf. Vedtægternes § 12, stk. 1)
Formanden leder bestyrelsesmøderne, men det kan aftales, at et andet bestyrelsesmedlem fungerer som ordstyrer. Hvert møde skal indeholde godkendelse af renskrevet protokol fra forrige møde. Sekretæren fører protokol. Enhver mødedeltager har ret til kort at få protokolleret sin afvigende mening. Alt af betydning for de enkelte sagers behandling skal føres i protokollen. Efter hvert bestyrelsesmøde renskriver sekretæren protokollen og udsender kopi heraf til bestyrelsesmedlemmerne.
Referatet er ikke offentligt, men kan udleveres til forældre, skolekredsmedlem og ansatte efter skriftlig henvendelse til formanden.
Følgende punkter kan indgå i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år:
1. Konstituering (april)
2. Gennemgang af kommandovej, forretningsorden og tavshedspligt (april/maj)
3. Godkendelse af forhandlet lokalaftale (april/maj)
4. Godkendelse af fagfordeling (maj/juni)
5. Udarbejdelse af aktivitetsplan (maj/juni)
6. Budgetkontrol og budgetrevision (mindst kvartalsvis)
7. Ansættelser af personale (husk ansættelsesbreve)
8. Særbevillinger (Efter behov)
9. Opsigelse af personale
10. Budgetforberedelse (november/december)
11. Principper for fordeling af fripladsmidler (november/december)
12. Budgetvedtagelse (i løbet af 1. kvartal)
13. Planlægning af generalforsamling (februar/marts)
14. Elevindskrivning, dispensation (hele året)
5. Indskrivningsprocedure
Bestyrelsen har uddelegeret ansvaret for indskrivning til skolelederen. Skolelederen kan i samarbejde med lærerne indskrive elever efter følgende retningslinjer, der kun kan fraviges af bestyrelsen:
1. Det samlede elevtal må ikke overstige 18 elever i stamklassen. Bestyrelsen kan give dispensation i særlige tilfælde.
2. Optagelse af elever med særlige problemer skal godkendes af bestyrelsen. Der kan ikke optages elever med støttevilkår uden disse følger med eleven eller godkendelse fra bestyrelsen.
3. Forældrene oplyser ved indmeldelsen: Navne, adresser, børns CPR-numre og forældremyndighedsoplysninger. Skolen forpligtiger sig til at opbevare oplysningerne iht. persondataloven.
Forældre skal inden indmeldingen have god tid til at sætte sig ind i skolens forhold. Bestyrelsen har sammen med skoleledelsen udarbejdet en håndbog der beskriver skolens vigtigste forhold. Denne forefindes på skolens hjemmeside.
6. Procedure ved ansættelser af personale
Ved ansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg. Ansættelsesudvalget består af bestyrelsesformanden og op til yderligere 2 bestyrelsesmedlemmer, 2 repræsentanter fra det pædagogiske personale samt skolens leder og viceskoleleder
Skolelederen og vicelederen screener og afholder 1. samtaler med relevante ansøgere. Skolelederen og vicelederen udvælger relevante kandidater til 2. samtale. Ansættelsesudvalget gennemfører disse ansættelsessamtaler.
3.Ansættelsesudvalget har kompetence til at træffe afgørelse om ansættelsen.
Ved lederansættelser indkaldes mindst 2 emner til samtale med hele bestyrelsen og de ansatte, der deltager i ansættelsesudvalget. Bestyrelsen indstiller en kandidat til generalforsamlingen efter at have rådført sig med lærerne.
7. Afstemningsprocedurer i bestyrelsen
Se Vedtægternes § 12, stk. 4 & 5. Hvis ét bestyrelsesmedlem ønsker det, skal der ske skriftlig afstemning.
8. Tavshedspligt
Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages:
1. Tavshedspligt vedr. opnået indsigt i politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser m.v.
2. Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f.eks. indhentede pristilbud, licitation m.v.
3. Tavshedspligt vedr. enkeltpersoners, private selskabers personlige forhold eller foreningers interne økonomiske forhold.
4. Tavshedspligt vedr. ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil.
9. Inhabilitet
Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde:
1. Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse.
2. Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald.
3. Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af anden juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald.
I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter forvaltningslovens kapitel 2. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelse eller behandling af pågældende sag. Dette skal indføres i protokollen.
10. Udtræden af bestyrelsen i utide
Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal pågældende fremsende ansøgning til bestyrelsen. Hvis ansøgningen imødekommes, indtræder 1. suppleanten i stedet, se dog vedtægternes § 10, stk. 6. Denne vil efter tur være på valg, som det medlem, der er blevet erstattet. Suppleanter er i øvrigt på valg hvert år.
Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, skal vedkommende udtræde af bestyrelsen.
11. Kompetenceplan og samarbejdsaftale med skoleleder
Bestyrelsen må henholde sig til lederens ansættelsesbrev med tillæg. Tillægget kan genforhandles, men ikke ændres ensidigt.
12. Skolelederens og lærerrepræsentantens deltagelse i bestyrelsesmøder
Repræsentanten fra det pædagogiske personale, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe. Denne repræsentant kan ikke deltage i behandlingen af ansættelsesproblemer.
Skolelederen/repræsentanten fra det pædagogiske personale kan hver for sig og sammen erklæres for inhabile af et flertal i bestyrelsen.
SFO-leder og souschef deltager i bestyrelsesmøder efter samme retningslinjer som repræsentanten fra det pædagogiske personale.
13. Samarbejde med de ansatte
Bestyrelsen har som ambition at indkalde til et årligt fælles arrangement mellem bestyrelse, lærere og ansatte.
De ansatte kan gennem den pædagogiske repræsentant udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Den pædagogiske repræsentant har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kolleger.
Formanden, eller en repræsentant fra bestyrelsen, kan til enhver tid deltage i lærermøderne.
14. Samarbejde med forældrene
Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske problemstillinger fra skolehverdagen, skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer. I øvrigt henvises til kommandovejen.
Midlertidig bortvisning af elever kan foretages af skolelederen i samarbejde med lærerne. Permanent bortvisning skal godkendes af bestyrelsen.
15. Skolelederens og formandens stående bemyndigelser
Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standardbemyndigelser:
- Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne.
- Bemyndigelse til i særlige tilfælde alene at træffe beslutning om elevindskrivning og elevbortvisning.
- Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen.
- Formanden skal sammen med skoleleder underskrive ansættelsesbreve vedr. alle fastansatte. Dette er gældende for fremtidige ansættelsesbreve i forbindelse med godkendelse af forretningsorden.
- Skolelederen kan alene underskrive ansættelsesbreve for alle med tidsbegrænset ansættelse. I begge tilfælde er det forudsat, at vedtægten er fulgt ved ansættelse, og at denne er sket inden for det godkendte budget eller med refusion fra vikarkassen.
- Formanden og skolelederen kan kun i forening tegne skolen for abonnementer og andre længerevarende forpligtigelser op til kr. 25.000. Beløb over kr. 25.000 skal med på først kommende bestyrelsesmøde.
16. Bestyrelsens forventninger til skolelederne
Skolelederen varetager den daglige og den pædagogiske drift af skolen. Ud over et nærmere fastsat undervisningstimer varetager skolelederen den overordnede administration af skolen, herunder:
I. Sikre sig at bestyrelsen er fuldt opdateret omkring den daglige drift både mht. stort og småt.
II. Oplæg til det kommende års budget for skolen.
III. Udfærdigelse af årsplaner, aktivitetskalender samt skemaer.
IV. Orientering og opdatering om information fra Undervisningsministeriet, Dansk Friskoleforening
og andre myndigheder, der vil få direkte effekt på skolens daglige drift.
V. Kontakt og netværk til andre friskoler.
VI. Kontakt til Dansk Friskoleforening, Kolding Kommune, skolens revisor og bank.
VII. Medarbejdersamtaler med lærere.
VIII. Godkendelse af bilag.
IX. Opdatering af hjemmeside – evt. i samarbejde med bestyrelsen.
X. APV – i samarbejde med skolens sikkerhedsrepræsentant.
XI. Indsendelse af og registrering hos diverse myndigheder.
XII. Orientering til bestyrelsen om uregelmæssigheder blandt elever eller lærere.
XIII. Skolelederen kan disponere over indkøb af undervisningsmateriale på til kr. 5.000. Beløb herover skal indstilles og godkendes af skolebestyrelsen også selvom de er medtaget i årets budget.
17. Bestyrelsens forpligtigelser
Bestyrelsen varetager den overordnede drift af skolen jf. vedtægterne, herunder:
I. Indkaldelse og afholdelse af generalforsamlinger.
II. Ansættelse og afskedigelse af fastansat personale efter indstilling fra skolelederen.
III. Udarbejdelse af mål og værdigrundlag i samarbejde med skoleleder og lærerteam.
IV. Fastlæggelse af overordnede rammer for drift og investeringer samt godkendelse af budgetter.
V. Kontakt til Dansk Friskoleforening, Kolding Kommune, skolens revisor og bank.
VI. Deltagelse i Åbent hus-arrangementer og årlig indskrivningsdag.
VII. LUS - samtaler med skolens leder og viceskoleleder.
VIII. Lønforhandling med skoleleder.
IX. Det fulde ansvar for skolens økonomi og træffe beslutning og sikre kontrolrutiner omkring bogføring, formueforvaltning og revision. Kassereren foretager gennemgang af alle bogføringsbilag på månedsbasis.
18. Bestyrelsesmedlemmernes udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet
Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage honorar af skolens midler. Der kan ydes konkret godtgørelse for telefonudgifter og kørselsgodtgørelse efter statens takster. Godtgørelserne opgives til skattevæsenet.
Efter beslutning i bestyrelsen eller i henhold til budget kan skolen betale for uddannelseskurser, instruktionsmøder m.v. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af formanden eller regnskabsfører og refunderes.
19. Intern revisionsbestemmelse
Før revisor fremsender det reviderede regnskab til bestyrelsen, deltager kasserer, formand, skoleleder og regnskabsfører i et møde med revisor. På mødet skal skolens økonomi analyseres overordnet. Øvrige bestyrelsesmedlemmer kan deltage hvis de ønsker det.
Det reviderede regnskab kan udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
20. Budgetlægning
Kommenteret budget udarbejdes normalt inden sidste bestyrelsesmøde i december af regnskabsudvalget og skolelederen. Budgetgodkendelse sker på et bestyrelsesmøde inden udgangen af 1. kvartal.
21. Skolens ordensregler
Efter indstilling fra leder og lærere skal ordensregler godkendes af bestyrelsen.
Den til enhver tid gældende personalehåndbogs retningslinjer skal følges af de ansatte på skolen.
Personalehåndbogen udarbejdes i samarbejde mellem bestyrelse, ledelse og medarbejdere. Ændringer i personalehåndbogen skal endeligt godkendes af bestyrelsen efter indstilling fra leder og / eller medarbejdere.
22. Fripladstilskud
Senest på bestyrelsesmødet i januar måned aftales principper for fordeling af fripladsmidler. Fripladsmidlerne fordeles herefter på baggrund af anonyme ansøgningsskemaer, fordelingen foretages af skoleleder og formandskabet.
23. Udarbejdelse af undervisningsplan
Enhver betydningsfuld ændring af undervisningsplanen skal forelægges bestyrelsen.
24. Forældrekredsens tilsynsforpligtelse
Forældrekredsens overordnede tilsynsforpligtelse skal opfyldes på følgende måde:
1. Der er adgang for forældrene til at deltage i undervisningen.
2. Hvert år afholdes skolelørdage med deltagelse af forældrene.
3. Skolelederen aflægger hvert år i november til drøftelse med bestyrelsen en skriftlig status på evt. mangler mht. undervisningsmaterialer og –udstyr samt efteruddannelsesbehov og andre emner med betydning for undervisningens kvalitet.
4. Lederens tilsynserklæring omskrives efter drøftelse med bestyrelsen til en pædagogisk handlingsplan, der offentliggøres i skolekredsen og indgår i budgetlægningen.
25. Retten til indsigt i skolens forhold
Retten til indsigt i skolens forhold forvaltes efter følgende beslutning:
1. Forældre og fastansatte har ret til indsigt i den type materiale, der er beskrevet i vedtægternes §15.
2. Forældre har desuden ret til indsigt i forhold, der direkte vedrører dem selv og egne børn.
3. Ret til indsigt vil i øvrigt blive afgjort af bestyrelsen, når der foreligger en skriftlig anmodning herom.
26. Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden
Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til skolens vedtægter, jf. vedtægternes § 12 stk.1.
Enhver ændring eller tilføjelse skal behandles og godkendes på 2 efter hinanden følgende ordinære bestyrelsesmøder.
Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning mv. samt gældende vedtægter, da den juridisk er en udvidelse af vedtægternes bestemmelser. Ved vedtægtsændring skal forretningsordenen om nødvendigt justeres. Justering foretages senest ved ministeriets godkendelse af de nye vedtægter.